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关于实施建设工程电子档案报送工作的通知

作者:

各市(县)、区住建局,各有关建设、勘察、设计、施工、监理单位:

  为加快我市建设工程档案数字化、信息化建设步伐,推进“数字建设”监管系统建设,全面提高我市建设工程管理科学化、规范化和现代化水平,贯彻落实《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001)根据建设部《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117-2007)》和《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》等文件的要求,结合我市实际情况,现将我市实施建设工程电子档案报送工作的有关事项通知如下:

  一、建设工程电子文件定义。在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理阶段电子文件、施工阶段电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

  二、实施时间和范围。

  (一)2013年5月20日开始,建设单位向市城市建设档案馆移交纸质档案的同时须移交相应的电子档案。

  (二)2013年5月20日开始,对于改建、扩建工程,建设单位在向市城市建设档案馆办理改建、扩建工程纸质和电子工程档案移交手续时,应同步移交原建筑物电子档案。

  三、报送电子文件内容。

  (一)城建档案移交:工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件和其他需移交文件。电子档案内容(声音、影像文件除外)应与相应纸质文件完全相同。

  (二)电子文件格式应符合建设部《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117-2007)》要求。

  四、报送建设工程电子档案要求。

  (一)建设单位在向市城建档案馆移交工程档案资料时,资料包括纸质档案和相应的电子档案。

  (二)建设工程档案的移交和电子文件的编制应按照《遵义市城建档案报送和归档标准》(详见附件)要求执行,施工图电子文件的编制参照该标准的工程电子文件的质量要求。

  (三)建设工程文件数字化、信息化建设是我市城市信息化建设和电子政务建设工作的重要内容之一,是各项建设的真实记录和实际反应,是进行城市规划、建设、管理、维护、恢复、改造和战备设防工作不可缺少的条件和重要依据,对于加强建设工程质量管理,确保工程技术资料的真实性、完整性和有效性具有重要意义。各有关单位必须高度重视,专人负责做好电子文件的形成、收集、整理归档和移交工作。

  (四)各市(县)区城建档案馆应加强建设工程电子文件和档案收集经验总结和积累,提高建设工程电子文件和档案管理水平,并采用先进的技术措施,确保归档的电子文件的长期有效性和安全利用。

  (五)各市(县)、区住建局、市城建档案馆,要加强对建设工程电子文件报送工作的管理和指导,加强对建设工程电子文件编制的指导和检查工作,切实提高城市建设管理数字化、信息化的水平。